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公司法务的项目管理——一张清单统统搞定
作者:佚名 日期:2015年10月20日 来源:中国律师网 浏览:
法律项目管理是眼下非常热的话题——合理的项目管理能有效提高法务部的工作效率,提高成本及结果的可预测性,同时为公司创造价值。本期为大家编译此文,用一张清单的方式把繁杂的文字叙述精炼为数个条目,力求用最短的时间让大家清晰理清法务项目管理的精要。在梳理问题列表的同时我们还为大家列出了最佳实践建议在旁边,帮助大家对问题的解决提供相关参考。
 
 
  文/JenniferFletcher 美国顺德伦律师事务所(Sutherland Asbill & Brennan)的合伙人
 
  编译/张逸群 天同律师事务所事业发展部总监。
 
  各位法务朋友,您有没有这样的体会,在面临一个复杂的项目或案件时,往往不知道从哪里下手。作为主攻建设工程业务的律师,在与公司法务的合作过程中我经常会发现这样的问题。通过一个又一个的案子,我认为在面临大规模的案件或项目时,公司法务必须具备非常强悍的法律项目管理能力。
 
  法律项目管理是一个有关通过制度规划、组织团队、制定时间表、制定预算、管理资源,以达成某些公司期望的、可以预测的商业目标。在实践操作中,我和我的团队已多次为客户及公司法务提供实际演练,辅导他们完成初期的项目范围界定、预算制度、时间表制定、电子及交互追踪、团队沟通规则以及项目复盘。
 
  在讨论项目管理前,法务负责人与团队开会协商、充分沟通是十分必要的。列出相关的讨论议程,不但能够提升会议效率,而且对于明确每个成员分工职责,了解项目的总体情况都有重要意义。法务从来不打无准备之仗,当然也不能开无准备之会。以下列出的几点项目请各位法务务必、务必、务必在开会前明晰于胸(最重要的事情说三遍)。
 
  启动会议的议程模板
 
  A.项目情况简报(由项目负责人做出)。
 
  B.此前类似项目的简报(如有),包括比较好的做法或者是教训。
 
  C.讨论项目团队的组成以及每位成员的角色。
 
  D.明确项目的具体阶段、任务、时间表、工作成果以及预算。
 
  E.讨论案件的重要时间点,以及潜在的重大风险。
 
  F.制定团队成员的沟通程序及例会制度,保证每位成员了解项目的进度。针对例会制度设置负责人,负责起草例会议程。
 
  在启动项目管理的时候,我们首先应该知道自己面对的是什么样的问题,我们编写了一个项目沟通清单,以期帮助公司法务着手管理一些较为重要的法律项目。
 
  项目沟通清单:
 
  1、讨论项目的工作范围
 
  这起案件(这个项目)对公司意味着什么?
 
  公司可能采取的解决方案有哪些?
 
  这起案件中必须考虑的事项有哪些?完全不必考虑的因素有哪些?
 
  我们希望这起案件什么时间结束?
 
  我们曾经处理过/从未处理过类似案件,当时的处理结果是?
 
  这起案件的公司关键利益相关人是谁?他/她在这起案件中的角色是?谁有权决定是否  和解以及和解金额?
 
  如果我们最终得到了不利的结果,会对公司产生哪些影响?
  这起案件(这个项目)的环节有哪些?
 
  每一环节的任务有哪些?
 
  每项任务的成果是什么?
 
  实践建议
 
  以书面方式记录项目的工作范围,包括项目的不同阶段、每个阶段的具体任务、预计的时间表、具体负责人、预计的工作成果以及具体的截止日期。
 
  明确项目需求可能产生渐变的方面,列出未知因素。
 
  明确哪些不是目前项目的工作范围。
 
  明确如何处理在初期工作范围界定之外的新任务。
 
  形成定期例会制度,说明项目进度及进展情况。
 
  确定是否能利用某些技术工具达到团队效率最大化。
 
  制定沟通策略,明确谁在什么情况下应与谁进行沟通。
 
  2.讨论预算
 
  这个项目对公司价值多少?
 
  我们认为这个项目会花费多少?
 
  我们认为会影响预算数额的因素有哪些?
 
  哪些是现在未知的因素?阶段性的预算是否有意义?
 
  项目需求是否会发生渐变?
 
  项目预算的内部管理方式是?(审批层级、按月更新需求及处理预算变更等)
 
  对于这起案件最合适的计费方式是哪些?
 
  实践建议
 
  参考公司此前的同类型案件,以制定预算。
 
  项目结束后进行复盘,以明确哪些方面需要改进。
 
  以书面方式记录预算,并尽可能喜欢预算的具体项目,包括但不限于每项具体工作需要的时间、谁会具体负责、小时费率或法务部与外聘律师商定的价格等。
 
  根据公司的政策和标准,按周或按月审查预算情况,并定时与全体外聘律师及公司相关业务部门就预算问题进行沟通。
 
  对风险和未知因素要留出充分的时间处理。
 
  公司法务与外聘律师应尽早、尽可能明确地决定应如何处理超支,或任何可能出现的超支情况。
 
  3.项目复盘
 
  项目是否达到了公司的预期?
 
  哪些环节进行的比较顺利?
 
  下次遇到类似的案件时,哪些工作可以有提升或采取不同做法?
 
  在项目初期的范围界定过程中,哪些工作或环节没被预测到?未来如何避免类似情况发生?
 
  我们对于工作范围发生的变化是否有效应对?下次我们在哪些方面可以做得更好?
 
  我们是否高效地运用了技术手段?
 
  我们团队内部(公司法务之间以及公司法务与外聘律师之间)的沟通是否顺畅?我们在哪些方面可以做得更好?
 
 
  4.建立沟通渠道
 
  谁要在什么时间、通过什么方式与谁沟通?(明确哪些信息对于沟通双方最为重要)
 
  随着项目进展,我们团队内部最为有效的信息共享方式是什么?
 
  工作范围出现变化时(增大或缩小),应及时通知哪些人?处理工作范围变化(会导致工作量、预算的变化)最行之有效的程序和方式是什么?
 
  设置项目团队的定期例会(每周或双周)是否必要?
 
  正式的报告是否对项目进展有帮助?如有,报告中应包含哪些信息?报告提交的频次是什么?
 
  项目团队讨论预算更新的频次是什么?
 
  实践建议
 
  在项目结束后即刻进行项目复盘。
 
  复盘工作应由全体项目团队成员参与,包括公司法务与外聘律师。
 
  整理这起案件中可能会对未来案件有积极作用的影响因素、工作成果以及专业知识。
 
  与全体诉讼团队成员分享讨论要点,并将全部书面文件及成果保存在团队成员可以随时取阅的地方。
 
  有了会议的议程模板和项目沟通清单,您是不是对所处理项目的核心要点有了更加清晰的认识呢?其实对于法务千头万绪的工作来说,在项目开始前,理清有多少个问题甚至比思考解决具体问题的方法还要重要。实践建议仅仅是对于所列问题的概括反馈,在具体的操作中,相信对着模板和清单,能给出更加有效的解决方案。